Институт Организации Времени -

Отзыв на книгу Тодда М. Дункана “8 ловушек времени». Как вырваться из порочного круга постоянно увеличивающейся загрузки на работе». М.: Эксмо, 2008. – 224 с.

Иногда, при чтении новых книг по проблемам организации времени, появляется желание проанализировать материалы книги и дать им оценку. Такое желание возникло при знакомстве с бестселлером Тома Дункана, изданным в 2004 году.
Тодд Дункан, как того требует время, ищет в своей книге новые подходы к проблемам использования времени, так как многие положения традиционного тайм-менеджмента устарели и не работают.
Мотивацией автора является стремление внести изменения в жизнь читателя (стр.23). Для этого автор в начале книги отмечает, что он будет рекомендовать конкретные действия, которые необходимо незамедлительно предпринять для изменения стиля нашей работы.
Следует отметить, что персональный процесс деятельности, который реализуется человеком сегодня результат долгого привыкания. Осуществление изменений подразумевает осторожное постепенное и последовательное внедрение навыков, с тем, чтобы личные изменения приобрели постоянный характер. Поэтому незамедлительное внедрение изменений, чаще всего приводит к отрицательному результату. О том, как обучать взрослого человека, и как действовать для освоения и закрепления навыка читайте в книге Ю.Л. Васильченко «Механизмы времени. Тайм-менеджмент: теория, практикум».- Киев: Наша культура и наука, 2001.

В главе 2, Тодд Дункан поднимает, на мой взгляд, исключительно важный вопрос для каждого человека, и для теории тайм-менеджмента, вопрос: «Что в настоящий момент определяет вашу личность?».
В формулировке, которую я использую на семинарах, этот вопрос звучит так: «Живет ли человек в то время, когда он работает?».
Дункан впервые в теории тайм-менеджмента пытается ответить на этот вопрос.
«Работа для большинства из нас – это просто работа, необходимость. Она может доставлять удовольствие (стр.30). Но является ли она олицетворением того, что мы есть? Вряд ли», - говорит автор. Если мы начнем выяснять, что значит для нас успех (стр.35), то большинство из нас начнет с достижений имеющих отношение к работе. Если продолжить это выяснение, то затем мы перейдем к семейной жизни, детям. Затронем отношения с друзьями. Упомянем об увлечениях и интересах, творчестве и путешествиях.
Отсюда Дункан делает несколько выводов (стр.40), из которых, на мой взгляд, наиболее важные:
•    работать не значит жить;
•    как правило, чем больше работы, тем меньше жизни.

Автор приводит нас к мысли, что жизнь это не только работа, и определяет перечень категорий деятельности, которые влияют на формирование вашей идентичности:
•    Семья
•    Друзья
•    Церковь
•    Волонтерская деятельность
•    Работа
•    Досуг (чтение, просмотр телепередач, дневной сон или размышления о жизни)
•    Хобби
•    Покупки
•    Здоровый образ жизни
•    Управление финансами
•    Составление планов на будущее
•    Домашние дела

Это достаточно объемный перечень категорий. Нам кажется, что лучше и более точно отражает основные направления нашей деятельности перечень, приведенный в книге Васильченко Ю. «Самоучитель по тайм-менеджменту (+ СD)». – СПб.: Питер, 2007:

•    Здоровье – здоровый образ жизни
•    Деловая сфера – работа, личные финансы
•    Взаимоотношения – семья, друзья, церковь
•    Хозяйство – покупки, домашние дела
•    Обучение – чтение, освоение новых навыков
•    Творчество – хобби
•    Пассивный отдых - досуг

Такая классификация упрощает учет затрат времени на каждое из направлений деятельности. Тем более, что Дункан предлагает нам дать количественную оценку ежедневных затрат времени, не предлагая какой-либо системы учета. С поставленной автором задачей справиться очень тяжело, по памяти восстановить расход времени даже за прошлый день достаточно сложно.

Далее Дункан ссылается на свои беседы с менеджерами по продажам и обобщенные данные специальных опросов и заявляет, что большинство продавцов тратит не менее 75% своего рабочего дня на выполнение дел, не оказывающих прямого влияния на финансовые итоги их деятельности (стр. 34). Он рекомендует решить две задачи:
•    определить, на что вы напрасно тратите свое время
•    определить, как потратить больше времени на то, что обеспечит вам желаемый образ жизни.

Действительно, как утверждает Майкл Л. Джордж в книге «Бережливое производство + шесть сигм в сфере услуг», обычно эффективность цикла процессов в сфере услуг составляет около 5%, то есть 95% времени работа проводит в ожидании.
М. Джордж делит затраченное время на три категории: добавляющее ценность, неизбежные потери – они являются неотъемлемым аспектом ведения бизнеса, и задержки. Он считает, что добиться скорости, можно только избавившись от всего, что замедляет процесс. Это 20% операций процесса, которые «съедают» 80% времени выполнения заказа. Именно эти операции Джордж называет временными ловушками. Размер временных ловушек является результатом:
•    задержек из-за неэффективности процесса;
•    вариации спроса и предложения;
•    вариации пропускной способности процесса;
•    задержек, связанных с проблемами качества.

Именно потери являются ловушками времени, а вовсе не то, о чем говорит Дункан.
На снижение и ликвидацию источников потерь времени должны быть направлены наши усилия.

Вместо этого, Дункан посвящает третью главу поиску «ненужных задач» Автор описывает два типа менеджеров по продажам: «целеустремленный» и «коммуникабельный».
Целеустремленный продавец «часто проявляет нетерпение и быстро хватается за другую задачу, если текущая не решается сходу или не приносит быстрых и осязаемых выгод». Поэтому он часто меняет приоритеты и испытывает дополнительные перегрузки».
Коммуникабельный продавец « обычно бывает слишком импульсивным и нетерпеливым. Кроме того, хотя такой человек преуспевает за счет прекрасных навыков общения, он часто упускает из виду детали, необходимые для доведения работы до конца. В результате он постоянно меняет приоритеты ради удовлетворения потребностей своих покупателей, что отнимает у него много времени».
Думается, что дело здесь не в типах. К какому бы типу вы себя не относили, в данном случае мы имеем дело с потерями времени за счет переключения с одной задачи на другую. Устраняются потери переключения путем снижения сложности работы, установления жестких промежуточных сроков выполнения процедур и освоения навыков концентрации.

Для регулирования потока задач, Дункан предлагает четыре этапа Действий:
•    Аккумулирование
•    Включение
•    Действие
•    Оценка.

Этап «аккумулирования» состоит в установлении препятствий для поступления необязательных для выполнения задач, требующих вашего внимания и отнимающих время.
В действительности автор сводит этот этап к следующим рекомендациям (Стр. 60-63).:
1. Не давать номеров своих личных телефонов покупателям.
2. Не давать своих рабочих контактных номеров друзьям.
3. Отключить на своем рабочем компьютере функции предупреждения о поступлении SMS-сообщений и писем по электронной почте.
4. Не отвечать на телефонные звонки, если они поступают не от тех людей, разговора с которыми вы ждете.
5. Не проверять свой личный электронный почтовый ящик в рабочее время.

Согласитесь, что это больше вопросы здравого смысла и дисциплины на рабочем месте, а не условие ограничения поступления рабочих задач, с тем, чтобы уменьшить количество задач в очереди и не допустить перегрузки.

Дальше больше, к действиям, ведущим к явной потере времени автор причисляет блуждание по Интернету, увлечение компьютерными играми, обмен свежими анекдотами, бесполезные совещания, чтение газет в туалете, бесконечное «приведение себя в порядок», ежедневные чаепития, починка сломанного копировального аппарата, изучение курсов акций или результатов спортивных состязаний, покупки через Интернет-магазины.

Справедливо, мало кто подсчитывает потери времени, при многократном приготовлении кофе в течение рабочего дня. Но опять таки, это вопросы дисциплины сотрудников, а не поиск ненужных задач с целью совершенствования деятельности путем тайм-менеджмента. Концентрироваться целесообразнее на улучшении сквозного процесса деятельности подразделения и персональных бизнес-процессах сотрудников.

Любопытная статистика содержится в главе 4.
По оценкам исследователей продавец осуществляет в течение часа 17 взаимодействий с другими людьми. Другими словами его отвлекают от работы (я бы сказал от процедуры или задачи, которой он в это время занимается) каждые три минуты. У продавца остается всего лишь 5 минут, чтобы сконцентрироваться.
А проведенное в 2003 году исследование производительности труда установило, что «торговые представители перегружены бумажной работой и обслуживанием покупателей и фактически тратят лишь 20% своего времени на активные продажи и работу с потенциальными клиентами. Большинство продавцов тратят около 43% времени на решение текущих проблем и административных задач; еще 30% - на поездки на работу, домой и на встречи с покупателями. Оставшиеся 7% времени были квалифицированны как простой. Делается вывод, что продавцы во всем мире тратят 80% своего времени на решение задач, не влияющих на объемы продаж.
Дункан делит все задачи, выполняемые нами на три категории: ненужные; необходимые и продуктивные. Вспомните Майкла Джорджа с его разделением задач на добавляющие ценность, неизбежные потери и задержки.
Но к ненужным задачам Дункан относит все те же действия, отмеченные в главе 3, «которыми сотрудник не должен заниматься на работе» (стр. 76)
К «необходимым» задачам, по Дункану, относятся постановка целей и планирование, анализ трынка и оценка, выявление потенциальных клиентов, исследование покупателей и подготовка документов для заключения сделки.
К «продуктивным» задачам относятся два вида деятельности стратегическое планирование и продажи. А так же задача «сбора информации», которая не ясно чем отличается от действий в рамках «необходимых» задач.
Автор считает, что для регулирования потока «ненужных» задач, достаточно поставить себе цель – «добиться того, чтобы эти задачи отнимали у вас не более 5% вашего рабочего времени». Работая над этой целью в течение трех недель, «вам больше не понадобится тратить время на регулирование этой категории задач (стр. 76)». Дункан скрывает от нас, как это можно сделать? Как добиваться поставленной цели? Похоже на новогодние зароки. Поставил цель, помучил себя три недели, и порядок! Почему же этого никто не делает? Потому, что это не работает.
Автор поясняет, что к «необходимым делам относятся любые повседневные дела, которые, в случае их надлежащего исполнения, могут обеспечить дополнительную ценность вашему бизнесу и высвободить ваше время». Выходит, все же необходимые дела добавляют ценность! Но что это за дела? Дункан называет основные задачи из этой категории:
•    работа с документацией
•    планирование и постановка целей
•    исследование покупателей
•    наблюдение и оценка
•    коммуникации

Работа с документацией, говорит Дункан, одна из трудоемких задач, выполняемых продавцами. Поэтому, время на работу с документацией нужно ограничивать.
Наилучший способ перепоручить бумажную работу помощнику или сотруднику. Следующий эффективный способ – ежедневно заниматься этим видом деятельности в определенные часы, не отрываясь отрешения более продуктивных задач.
Что в этом нового, классический тайм-менеджмент твердит об этом в каждом произведении.
Следующее предложение работать с документацией 30 минут каждые два часа.
Почему бы и нет? Но разумнее было бы посоветовать читателю, сделать элементарный анализ работы с документами. Сколько времени она занимает сейчас? Какие документы обрабатываются? Насколько они формализованы? Можем ли мы описать процедуру работы с документами? И так далее. А уже по результатам принять решения, какой текущий объем времени на работу с документами принимаем за норму, и как можно этот объем сократить.
Собственная система работы с документацией, предложенная автором «нифти-фифти», конечно хороший пример, но скорее, но скорее в вопросах «упорядочения» персональной деятельности, и меньше в работе с документами.

На следующую задачу – планирование и постановка цели автор отвел одну страницу (стр. 82).
Было бы любопытно увидеть персональную систему планирования Дункана. Составление плана на год, с целями в работе и персональной жизни – это безусловная необходимость для каждого человека, занимающегося организацией своей деятельности. Тратить время на составление плана, и на его корректировку нужно столько, сколько необходимо, для того чтобы план работал. Поэтому, какие либо ограничения в этом важнейшем деле неоправданны. «Если вы ежегодно будите выделять на составление планов специальные дни и ставить реальные, сосредоточенные на увеличение ценности цели, то вам не придется тратить много времени на корректировку плана в течение года (стр. 83)» - этот совет автора не имеет смысла.
Так же вряд ли можно уточнять за 15 минут свои личные (?) и профессиональные цели в понедельник перед началом рабочей недели, задавая себе вопросы «что нового необходимо узнать?», « с какими клиентами следует развивать отношении?», «сколько нужно сделать звонков потенциальным клиентам?». Первый вопрос - слишком общий, второй – требует анализа, для ответа на третий – необходим учет звонков. Ни на один из этих вопросов нельзя ответить за 15 минут.
Автор считает «необходимой задачей – проведение исследования покупателей», подразумевая под этим элементарное анкетирование, и отводит на это 5 минут.
Следующей необходимой задачей является – «наблюдение и оценка». Рекомендуется «расходовать на сравнение ваших реальных успехов с целевыми показателями, выработанными в период планирования, 5 минут каждый час вашего рабочего дня в течение первого месяца; затем, когда вы достигните высокой продуктивности (?) один час в конце каждого месяца». Более чем наивная рекомендация. Выполнить ее почти невозможно, ничего вы не оцените за 5 минут! Тратьте столько времени, сколько нужно для осмысления вашего прогресса и альтернативных возможностей.
Последняя «необходимая задача» – коммуникации с покупателями. Автор советует регулировать затраты времени на общение с покупателями, «ужесточать или ослаблять, выработанные вами ограничения на общение в зависимости от того, в какой степени ваш бизнес требует использования телефона и электронной почты» (стр. 89).
В общем, ничего нового, ничего интересного.

Глава 5 носит название «Ловушка контроля», на самом деле она посвящена делегированию и определению приоритетов. Автор убеждает нас в том, что мы берем на себя значительно больше задач, чем можем выполнить. Это происходит по четырем причинам (стр.96-97):
•    Наше собственное Я – Никто не может сделать это лучше меня.
•    Угроза безопасности – Если кто-то сделает это лучше меня, то я буду выглядеть плохо.
•    Наивность – Я могу сделать все сам; мне не нужна помощь.
•    Характер – Работать с другими для меня слишком сложно.
Далее следуют обычные рекомендации о том, как определять приоритеты, осуществлять делегирование и формировать команду.
Приведена интересная блок схема «Алгоритм совершения сделки» (стр.102).

Весьма полезна и познавательна шестая глава книги, повествующая о потерях времени из-за современных технологических устройств, призванных экономить время.
Главный вывод – использовать технику только по необходимости. Чтобы лучше понять недостатки и преимущества использования мобильных телефонов, Интернета, электронной почты, КПК и прочих технических средств, попробуйте провести один день, а может и больше, без них.
Дункан отмечает колоссально возросший уровень нашей доступности, «что вынуждает нас быть постоянно привязанными к работе, делает нас заложниками рабочих графиков других людей». Стив Прентис в книге «Интегрированный тайм-менеджмент» удачно назвал появившуюся у нас зависимость от мобильного телефона - «ответоголизмом». Стоит вам ответить на раздражитель, и вы начинаете терять время, а ваши планы проваливаются в тартарары.
Совет автора - «спрашивайте указаний», видимо здесь некорректный перевод, должно быть - «спрашивайте у специалиста». Это один из ответов на вопрос: «Как сэкономить время в процессе обучения?». Приведем еще несколько:
1. представьте будущее, рисуйте мысленную картину;
2. установите цели, рубежи, достижимые шаги, время;
3. найдите кого-либо, кто может помочь разобраться;
4.    спрашивайте у специалиста;
5.    выделяйте главные принципы;
6.    учитесь делая;
7.    используйте разные способы повторения того, что вы выучили;
8.    практикуйтесь, практикуйтесь, практикуйтесь;
9.    повторяйте и выделяйте;
10.    используйте инструменты связи и памятки;
11.    используйте шутки и игры;
12.    учите других;
13.    посещайте ускоренные курсы;
14.    найдите 3 книги по теме, которую осваиваете.

Глава 7. Ловушка нормы продаж. Как следует из названия, глава посвящена нормам. Я очень уважительно отношусь к нормам. Нет нормы – нет стабилизации процесса деятельности. Нет нормы - нет отправной точки для улучшения, совершенствование деятельности становится бессмысленным. Но, как следует из текста, Дункан подменяет понятие «нормы», понятием «нереалистичных сбытовых целей» (стр. 140). Оказывается, «нормы продаж, часто делают нас малопродуктивными с точки зрения использования своего времени». Автор приводит пять подтверждений этой мысли, все из которых не верны. Дункан совершенно не замечает того факта, что большинство работников нормы продаж выполняют, иначе этот бизнес стал бы убыточным. Если вы не выполняете нормы, то вы или плохо работаете, или не имеете необходимой квалификации. Другое дело если нормы завышены или не реалистичны. В этих случаях их можно и нужно пересматривать и менять. И действительно на странице 144 автор приглашает нас «взглянуть правде в глаза: мы все знаем, что большинство норм являются немного завышенными, и выполнять их было бы довольно трудно, даже если мы стали еще более сконцентрированными и организованными».
Автор возвращается к вопросу поиска приоритетов в работе с покупателями. С целью «получения полной ценности за ваше время» рекомендуется:
•    провести предварительное определение потенциальных покупателей до начала работы с ними;
•    не делать потенциальному покупателю неожиданных звонков;
•    прекратить отношения с покупателями, отнимающими много времени;
•    превращать деловые отношения в партнерство.
Последняя рекомендация сопровождается неплохим примером составления годового плана контактов с покупателями, на основе четкого количества необходимых действий.

Это все правильно. Но какое отношение это имеет к нормам, мало понятно.

Глава 8 – ловушка неудачи. После многостраничного, и, конечно, всегда полезного психологического экскурса на тему «расходование времени на тревожные размышления о вчерашнем дне» (стр.161 – 174), автор предлагает нам:
•    выработать смелое видение;
•    отчитываться перед другими людьми;
•    установить заведомо завышенные стандарты, но чтобы несоответствие им не имело серьезных последствий.
Наиболее любопытна вторая рекомендация. Вы можете отчитываться перед собой, перед партнером, перед другом, перед супругом, перед наставником, перед начальником.
Впервые в литературе по тайм-менеджменту, так подробно описан этот инструмент мотивации.
Что касается завышенных стандартов, то здесь автор противоречит себе, так как ранее, глава 7, он был против завышенных норм продаж, и вообще против норм.

В главе 9 «Ловушка вечеринок», приводится пять наиболее важных направлений инвестирования вашего свободного времени. Здесь автор, исключив деловую сферу деятельности, более сконцентрировано отмечает, что основные направления это:
1. Здоровье
2. Финансовое положение
3. Отношения с окружающими людьми
4. Знания
5. Предназначение
Полностью согласен с автором. В начале этого материала, был приведен наш вариант перечня основных направлений деятельности. Перечни в целом совпадают, если считать что знания – это обучение, а предназначение – это психологическая устойчивость, относящаяся к здоровью. И что без затрат времени на решение хозяйственных вопросов не обойтись.
Приведенные рекомендации по инвестированию времени в указанные основные направления - обычны. Автор справедливо говорит, что «как только вы узнаете, для чего предназначено ваше время, единственное, что вам останется сделать, это начать использовать его правильным образом» (стр. 201). Кто же может быть против?

Анализ материалов книги Дункана вызывает недоумение, как книга могла стать деловым бестселлером, и считаться «настоящим прорывом».