Институт Организации Времени -

В последние годы в публикациях об организации времени все чаще встречаются рекомендации использовать в разработках тайм-менеджмента идеи, содержащиеся в современных подходах к управлению производственной организацией. Автора предлагают практиковать управление своим временем, как управление личной фирмой, использовать реинжиниринг и проектное управление. Однако делается это поверхностно, без ясного представления о новых управленческих технологиях.

Системы управления, предлагаемые передовой управленческой наукой, материализованы в основном в программных продуктах, годами проверенных на предприятиях разного масштаба, в разных странах и сферах производства. Они содержат много интересных находок, которые могут быть апробированы в технологиях организации личного и корпоративного времени.

Попытаемся более основательно описать возможности методов управления производственными процессами, наиболее широко применяемых в мире при построении систем управления временным ресурсом.

Как известно, в основе требований (к современному производственному процессу) лежат различные международные правила и стандарты (например, стандарты серии ISO).

Организация времени, как правило, начинается с хронометража, при этом предварительно не определяется набор процессов и мероприятий в рамках процессов деятельности человека. Хронометрируем то, что делаем и продолжаем делать то, что хронометрировано, не меняя своих действий. Ведь если хронометрировать существующую систему управления временным ресурсом, то хотя данные хронометража и реальность в определенной степени совпадут, но от этого уровень эффективности не изменится.

Тогда где же решение? Куда обычно вкладывают мечты о более совершенной системе организации времени? В тот же хронометраж. В этом случае между реальными действиями на практике и новыми целевыми параметрами хронометража образуется разрыв, в котором гибнут все усилия по улучшению организации времени.

Предлагаемая нами концепция процессов деятельности отличается от традиционного подхода к проблеме организации личного времени.

Процессное мышление расширяет возможности повышения качества деятельности. Уже только пересмотр ключевых направлений деятельности с самого начала может оказаться ценным и показать множество не выявленных ранее слабых мест в деятельности.

Решение объёмной и сложной задачи динамической привязки деятельности человека к реальности, приведет нас к описанию системы организации времени, в ее существующем, реальном состоянии. И в дальнейшем послужит целью для изменений. Основываясь в своих решениях на реальных фактах, а не на противоречивых и неполных представлениях, можно повысить свою эффективность и результативность иногда в несколько раз.

Целью деятельности делового человека является, как правило, получение определённого измеряемого результата при учете ограничений по времени (производительность) для процесса деятельности и составляющих его мероприятий, а также достижения желательных (нормативных) требований по качеству.

При этом под целью понимается желаемое, абстрактное, идеальное, проектное состояние ключевой области (стратегического направления) деятельности на конец прогнозируемого (заданного, проектного, планового) периода.

Прежде чем приступить к раскрытию темы, договоримся о терминах.

Под универсальными составляющими всех ключевых направлений деятельности мы понимаем:

Процесс - логичный, последовательный, ограниченный по времени набор взаимосвязанных процедур, который потребляет ресурсы и обеспечивает специфичный результат, который чаще всего размыт во времени. Процесс описывает схему выполнения мероприятий, с учетом их логической и временной упорядоченности.

Возможно выделение подпроцесса - части процесса, которая выполняет специфическую роль в обеспечении функционирования основного процесса.

Процедуры - действия, выполняемые в рамках процесса или подпроцесса. Процедуры описываются в алгоритмах исполнения. Алгоритмы содержат перечень задач, которые решаются в рамках процедуры. Процедуры также определяются стандартами их выполнения.

Задачи - отдельные элементы процедуры.

Операции (действия) - мельчайшая составляющая деятельности, имеющая наиболее простую и конкретную форму; кратчайшая по времени составляющая процесса, не подлежащая дальнейшему дроблению.

Обобщенно, все действия, выполняемые в рамках процесса или подпроцесса, мы будем называть мероприятиями.

Непосредственное отношение к перечисленным категориям имеет понятие цикла:

Цикл - 1. совокупность каких-либо явлений, процессов, работ, составляющая законченный кругооборот (круг развития) в течение известного промежутка времени; 2. многократно повторяемая часть алгоритма или программы.

Процесс деятельности - это серия последовательных процедур по выполнению повседневных действий. Эти процедуры охватывают всю нашу деятельность. Они определяют подходы и методики, способы, последовательность и сам процесс, в пределах которого выполняются эти процедуры. В рамках календарного дня мы в состоянии лишь решать задачи, обеспечивая этим завершение процедур, входящих в состав процесса или подпроцесса.

Для наглядности можно провести ассоциацию с органиграммой или деревом целей в менеджменте. Рассмотрим общую схему процесса на рисунке.

Здесь необходимо пояснить, что на рисунке показан только один процесс - в реальной жизни человека обычно наличествует несколько (не множество, а именно несколько) основных процессов. При изображении такой ситуации, процедуры и задачи разных процессов и подпроцессов будут чередоваться, все также создавая беспрерывный поток.

Нетрудно отметить отличие приведенной схемы от того же дерева целей или органиграммы: кроме иерархических связей здесь наблюдаются еще и континуальные. Другими словами, Вы не видите на рисунке промежутков между выполнением задач.

2. Цели и порядок описания процессов деятельности

Можно выделить следующие цели документирования:

обеспечение понимания процессов деятельности (ПД);
обеспечение основы для анализа, оценки и последующей коррекции ПД.

Для описания ПД используют следующие шаги:

инвентаризация существующей информации;
определение и изучение текущих процессов;
выбор процессов, которые нуждаются в документировании;
утверждение уровня детализации последующего документирования;
выбор методики документирования.

Инвентаризация существующей информации

На этом этапе изучаются все материалы, дающие возможность определить перечень процессов деятельности. Следует рассмотреть распорядок дня, дневные, недельные, месячные, годовые и иные планы. Необходимо выделить повторяющуюся деятельность, стандартные действия. Целесообразно определить круг общения, приоритетность и объём времени затрачиваемый на общение с каждой из выделенных категорий. Кроме того, вычленить индивидуальные, специфические склонности и устремления.

Собранные материалы используются для определения процессов, которые будут документироваться. Причем в процессе действительного изучения текущих процедур будет появляться новая информация, дополняющая проведенную инвентаризацию.

Всю деятельность можно разбить на сотни категорий, однако удобнее дробить ее сначала на ключевые области, затем на процессы, подпроцессы, процедуры, задачи и операции (действия).

В результате исследования может сформироваться картина, показанная на рисунке.

Определение и изучение текущих процессов

На данном этапе необходимо идентифицировать и дать названия процессам, которые выполняются в повседневной жизни.

Довольно просто выделить процессы деятельности, учитывая, что они, обычно, появляются в списках дел, которые требуют исполнения. Процесс не дает конкретного результата, который можно было бы легко измерить (в отличие от выполненных: процедуры, задачи, операции). Он может быть завершен (но длиться довольно долгое время) - процесс поддержания личного бизнеса; а может только продолжаться и не заканчиваться - процесс поддержания физического здоровья, процесс поддержания взаимоотношений.

Не всегда в этой схеме будет участвовать подпроцесс. В области деловой активности, в процессе поддержания личного бизнеса вместо подпроцессов могут выступать объекты, в рамках которых осуществляется деятельность. Если объектов несколько, для данного примера актуален вопрос делегирования. Операцию, задачу, даже процедуру могут выполнить другие. В этом случае документирование останавливается на этапе делегирования, и определяются взаимоотношения между Вами и объектом делегирования. Эти отношения определяются объемом полномочий, с одной стороны, и контролем функций - с другой.

Приведем пример в форме таблицы.

Выбор процессов, которые нуждаются в документировании

Критериями выбора процессов для анализа могут быть:

периодичность выполнения процесса;

временной объём процесса;

требуемая результативность процесса;
финансовая значимость процесса;
отношение процесса к жизненным ценностям.

При описании процесса главным является понимание общих концепций, таких как набор процедур, длительность цикла, крайние сроки, требуемое документальное закрепление, периодичность, финансовый интерес.

Более глубоко можно выделить следующие участки анализа:

a) Анализ своевременности и длительности цикла. В этой области анализа измеряется своевременность завершения этапов процессов и процедур путем проверки норм, а также проводятся исследование и оценка длительности циклов.

b) Качество планирования. В этой части анализа изучается эффективность и пригодность создания, использования и корректировки планов. Также рассматривается потребление временного ресурса при работе с планами.

c) Результативность выбранной метрики. В этой части анализа изучается, являются ли данные на входе и на выходе процесса достоверными, необходимыми и достаточными для оценки результативности и качества процесса.

d) Взаимосвязь функций и задач с планированием. Анализ направлен на выяснение соответствия различных функций и задач с их декомпозицией, проведенной в планах. А также с наличием временного и других ресурсов, требуемых для выполнения задач.

e) Эффективность и результативность процесса. При анализе процесса важно определить последовательность, в которой выполняются процедуры и фиксируются данные об их динамике. Исследование направлено на снижение времени обработки данных и уменьшение количества ошибок.

f) Временная продуктивность процесса. Посредством данного анализа делается попытка определить связи между временными затратами и продуктивностью различных процессов.

g) Адаптивность процесса. Анализ направлен на определение того, какие входные временные отклонения может выдержать процесс, не возымев неприемлемого негативного воздействия на эффективность и результативность.

Изучение влияния фактора времени в процессах деятельности может быть подразделено на вопросы, касающиеся крайних сроков, отрезков времени, последовательностей, взаимосвязей. Определим следующее:

под крайними сроками подразумеваются сроки начала и завершения процедуры;
при рассмотрении отрезков времени возникают вопросы относительно длительности, минимальной и максимальной;
последовательность основывается на распределении во времени процедур, длительности цикла процедур и взаимозависимости с другими процедурами;
под взаимозависимостью понимается то, что процедура может произойти только после того, как другая была начата или завершена.

Утверждение уровня детализации последующего документирования

Фактор времени может быть документирован с большей или меньшей степенью детализации. Приведем пример в табличной форме.

В таблице для примера указаны 4 ключевые области деятельности человека. Такое деление перекликается с ролевыми функциями, которые выполняются каждым индивидом. Поскольку «палитра» ролей может быть довольно насыщенной, мы раскрасили таблицу для наглядности.

В статье «Моя система Life-management» автор распределил свою деятельность на 16 категорий, упорядочив их по относительной приоритетности.

Нетрудно показать в альтернативной таблице, как приведенные в таблице категории распределяются по обозначенным нами областям (стратегическим направлениям) деятельности:

Для наглядности мы выбрали одну область деятельности (Здоровье), затем один из процессов (Поддержание физического здоровья), затем подпроцесс (Бег) и так далее. Таким образом, мы дошли до высокого уровня детализации - до разбора конкретных операций. Достаточно (и рекомендуется) доходить до уровня перечисления действий.

Глеб Архангельский в своей статье «Личный опыт: эволюция хронометража» пишет: «Следующим шагом стала привязка к целям. Вместо «механической» классификации, использовавшейся ранее (универ - дорога - курсы - и т.п.) появилась классификация на несколько ключевых направлений, в каждом из которых было 4-5 поднаправлений.

Главными целями хронометража на этом этапе было снижение расходов на менее приоритетные категории (график слева) и отслеживание / поддержание баланса по основным категориям».

Как видим, процессы деятельности можно делить по разным признакам: по уровням важности (значимости, приоритетности), в соответствии с жизненными целями (похоже, но не одно и то же), наконец, по стратегическим направлениям деятельности. Последний вариант мы считаем наиболее жизнеспособным, т. к.:

процессный подход к организации деятельности имеет ряд преимуществ над подходом ориентации на результат, их использование возможно только при разделении процессов на группы, имеющие внутренние логические связи по части содержания, а не важности или приоритетности;
неправомерно расставлять приоритеты между подпроцессами, относящимися к различным ПД.

3. Методика документирования процессов деятельности

Общий обзор процессов.
Принципиальная схема процесса.
Детальная схема процесса.
Схема управления процессами.

Общий обзор процессов

Общий обзор процессов обеспечивает понимание набора и отношений между процессами, относящимися ко всем стратегическим направлениям деятельности.

Общий обзор конкретного процесса обеспечивает понимание набора подпроцессов и отношений между подпроцессами, которые должны быть изучены.

Общий обзор процессов обеспечивает понимание и актуален для анализа процедур и возможностей их оптимизации. Общий обзор может применяться в дальнейшем для анализа:

приоритетности подпроцессов;
приоритетности процедур в рамках подпроцессов;
характера вовлеченности того или иного процесса в общую совокупность процессов.

Общий обзор процессов составляется в начале документирования и представлен в виде таблицы, шапка которой состоит из стратегических жизненных направлений деятельности и процессов, которые происходят для обеспечения первых. Приведем пример в таблице.

Примечание к таблице-примеру: под «Хозяйством и взаимоотношениями» подразумеваются все дела, которые касаются семьи, личного непрофессионального общения и домашних проблем (вопросов), в частности и имущественного характера. Под «Творчеством» здесь понимаем ту деятельность человека, которая в основе имеет личный (не поддающийся делегированию) труд, направленный на развитие человека, удовлетворение его высших по иерархии Маслоу потребностей - в самосознании, самовыражении, самореализации.

Общая схема процесса (не путать с обзором процессов) деятельности состоит в описании процесса по его подпроцессам или, если таковые отсутствуют, процедурам.

Принципиальная схема процесса

Принципиальная схема процесса практически представляет собой шаблон, по которому происходит разложение каждого из элементов формы «Общего обзора процессов деятельности». Таким образом, эта схема будет идентичной общей схеме процесса.

Детальная схема процесса

Детальная схема процесса также описана ранее (при описании утверждения уровня детализации документирования) и включает в себя: общий обзор процессов, их разложение по принципиальной схеме процесса и само наполнение ячеек с мероприятиями - описание подпроцессов, процедур, задач, как это показано в таблице ниже.

Только детальная схема процесса может дать основу для анализа деятельности и отклонений от нормы.

Анализ начинается со сбора доступной информации. Важную роль могут играть различные наблюдения, сделанные и снабженные комментариями, в ходе схематического изображения процессов деятельности.

В ходе сбора детальной информации требуется использование выборки. Так, при анализе циклов процесса в Деловом направлении невозможно описать все циклы, достаточно провести репрезентативную выборку.Схема управления процессами

Содержание управления деятельностью рассматривается как совокупность процессов преобразования и движения информации, включающей в свой состав: поиск, получение, приобретение, сбор, отбор, анализ, хранение, переработку, отображение, размножение, передачу и выдачу информации с целью разработки (выработки), принятия (согласования), утверждения и реализации управленческих решений.

Структура, содержание и технология управления деятельностью отражают результат управления деятельностью (в виде документов) - управленческие решения и методы, способы, приемы, операции и последовательности разработки, организации, реализации, координации, контроля, учета и анализа выполнения управленческих решений.

Описание основных процессов отдельно (в отрыве) от параллельного им процесса управления этой основной деятельностью будет неполным, в то время как их взаимодействие неразрывно и такое противоречие вызывает некоторые серьезные сложности использования таких «отрывных» схем при:

Построении процессов стратегического характера.
Разработке нормативов и систем оценок качества выполнения ключевых процессов.
Построении контроля процесса и отчетности.
Определении целесообразности существования составляющих самого процесса управления (в данном случае временным ресурсом).

Таким образом, схема управления процессами должна быть «прикреплена» к схеме основных процессов деятельности и составлять с ней в итоге единое целое. В данном случае такая интеграция будет означать качественное и количественное документирование деятельности, направленной на документирование основных процессов и его анализ.

Схематически управление процессами показано на рисунке.

Так выглядит стратегическое управление процессами, если же учесть тот факт, что в течение дня мы выполняем только конкретные задачи (звоним; проводим переговоры, совещания, встречи; работаем с документами и бумагами - считаем, читаем, пишем; перемещаемся и, возможно, выполняем какие-то специфические действия), то схема управления процессами через управление выполнением задач будет выглядеть так:

Причины отклонений (дефектов, недостатков) в ПД

Внешние условия, в которых реализуется ПД, подвержены постоянным изменениям, выбор критических факторов (критериев) успеха и связанных с ним эквивалентов критериев, напрямую влияет на требования, предъявляемые к ПД.
Происходит последовательная адаптация к новым нормативам процессов, процедур, задач и операций, что приводит к рефлексии.
Имеется склонность к расширению ПД, как фактор увеличения престижности и личного удовлетворения. Это приводит к повышению сложности ПД и снижению их управляемости.
Излишнее углубление в какую-то одну, кажущуюся наиболее важной или интересной, операцию наносит ущерб по времени других процедур.
Психофизическое состояние субъекта деятельности. Причиной этого, в свою очередь, может быть повышенное внимание к одним процессам и игнорирование других.
Перегруженность слишком разнообразной или, наоборот, однотипной деятельностью.
Слишком расслабленный режим деятельности - заниженные нормы, приводящие в «усталость от лени».
Ошибки при планировании деятельности: план перегружен либо, наоборот, имеет излишние запасы по времени. Особенное негативное влияние оказывает на монохроников, склонных действовать с соответствии с планом.
Проблемы коммуникации субъекта с другими участниками ПД.
Низкие параметры качества исходной информации, используемой для осуществления процесса.
Отвлечение (трата ограниченного ресурса - времени) на неприоритетные дела.
Наличие лишних мероприятий, ненужные перемещения или транспортировка.
Неплановое ожидание.
Необоснованное откладывание.
Возвращение к деятельности, которая не была завершена в срок или была выполнена некачественно.
Стремление действовать шаблонно или, наоборот, излишнее стремление к экспериментам и новаторству там, где для этого нет веских оснований.
Нерациональное комбинирование имеющихся ресурсов.
Хаотичность действий или, напротив, стремление к тотальному порядку.
Изначальное отсутствие в плане приоритетных задач.
Безразличное отношение субъекта к ПД или жизни в целом.

Признаком отклонения является появление задержек при операциях. Задержка может выражаться в увеличении сроков протекания процедур, увеличения опозданий, в использовании дублирующих процедур.

Много времени тратится на дополнительную деятельность не являющуюся полезной в отношении определенного направления деятельности.

Другим признаком отклонения может быть введение нерезультативных связей. Затраты времени на эти связи будут расти без адекватного продвижения в направлении процесса деятельности.

Учитывая бесконечное количество причин неэффективности и непродуктивности в течение процессов, становится ясной необходимость определения коренных причин несоответствия результатов ожиданиям. Отсюда вытекает важность тщательного анализа и соответствующей критической оценки ПД.

4. Схема целей деятельности, критериев достижения целей и эквивалентов критериев

Для того чтобы документирование было наполнено смыслом и эффективно применялось необходимо создать схему целей деятельности и критериев достижения этих целей. Поскольку тема целеполагания весьма обширна и не является предметом данной статьи, приведем пример того, что может послужить подобными критериями:

для деловой области - доходность, финансовая независимость;
для психофизического состояния - работоспособность, преодоление стрессов;
для хозяйственной деятельности - поддержание удовлетворительного состояния имущества, нормальных отношений в семье;
для творческой деятельности - достижение определенного личного уровня профессионализма, публичности, самореализация.

Такие критерии приведены для примера и не являются общепринятыми. Другое описание критериев эффективности по жизненным областям приведено в таблице.