Институт Организации Времени -

В марте этого года, вышла новая статья посвященная теме тайм-менеджмента «Пожиратели возможностей», в которой директор «Института организации времени» Юрий Васильченко ответил на наиболее интересующие вопросы посвященные данной теме.

Каждый человек или компания рано или поздно сталкиваются с необходимостью изыскания для себя дополнительных временных ресурсов. На рынке появляется все больше программ и инструментов, которые помогают управлять личным временем, а значит – эффективностью. Одним из таких инструментов есть выявление и устранение всех видов потерь времени.

В чем ключевые отличия инструмента выявления зон «потери времени» и их устранения от других технологий тайм-менеджмента?
Устранение факторов потери времени мы осуществляем при помощи создания персональной схемы деятельности каждого человека. По этой схеме выявляем области, связанные с потерей времени. Из этих областей выделяем наиболее сложную – ту, которая поглощает наибольшее количество времени. Потери времени классифицируются, и мы предлагаем уже опробованные ранее решения по их устранению, и совместно ищем новые решения.
Если рассмотреть любую деятельность на предмет поиска потерь времени, решение найдется обязательно.
Также мы используем новый подход к персональному планированию. Если посмотреть ежедневник любого человека, можно увидеть, например, запись – «Согласовать встречу». Эту задачу можно выполнить разными способами – позвонить по телефону, написать письмо по e-mail или договориться о личной встрече. Таким образом, человек выполняет стандартный набор действий. Практически у всех этот набор действий похожий – звонок, встреча, совещание, перемещение и документы. Время – измеримая величина! При распределении всех своих действий на эти стандартные действия на выходе получается картина того, где именно происходит потеря времени и где можно найти дополнительный резерв времени.

Как распознать пожирателей времени?
Рассмотрим действия менеджера компании по поставке и сервисному обслуживанию канцелярскими товарами, у которого в базе большое количество клиентов. Такой менеджер выполняет несколько процедур – общается с клиентом, принимает заказ, формирует коммерческое предложение и т.д. На каждом из этих этапов есть свои потери времени. Они обнаруживаются, как только вы начинаете заниматься описанием процессов. Например, важно учитывать время, которое человек тратит на устранение ошибок – на любые исправления всегда уходит больше времени, чем на саму работу. По статистике, если вы допускаете в работе 10% ошибок, то на их устранение уходит до 40% рабочего времени. Определив наиболее часто совершаемые ошибки, можно сконцентрироваться на их устранении и получить значительную экономию временного ресурса. Важно, чтобы у человека был сформирован навык «общения» со временем. Навык формируется только при условии, что вы ежедневно практикуетесь организовывать свое время в течение не менее трех месяцев. Указанный период достаточный для того, чтобы соответствующий навык закрепился в вашем сознании.

«Мы боремся за рациональное использование времени, определяем факторы потери времени и выделяем возможности их устранения»

Юрий Васильченко